Notionとは？仕事での活用イメージ
Notionはメモ・タスク管理・データベース・Wikiが一体化した「オールインワンワークスペース」です。「情報がメール・Slack・Googleドライブに散らばっている」「ツールをいくつも使い分けるのが面倒」という悩みをまとめて解決します。
- 会議の議事録・決定事項 → Notionに全部まとめる
- タスク管理 → データベースで担当者・期日・ステータスを一元管理
- プロジェクト情報 → 1つのページに集約してチームと共有
- 業務マニュアル・FAQ → Wikiページとして蓄積
- アイデアメモ → スマホ・PCどこからでもアクセス可能
情報の整理・蓄積・共有に強いので、「情報が散らばっている・後から見つからない」という悩みがある方に向いています。一方、厳密なガントチャート・タスクの依存関係管理が必要な場合はAsanaやBacklogの方が適しています。
登録・初期設定
notion.so にアクセス →「Notionを無料で始める」→ メールアドレスまたはGoogleアカウントで登録 → 名前・用途を設定 → 完了。個人利用は永続無料です。
左サイドバーがNotionのナビゲーションです。最初はサンプルページが並んでいますが、不要なものは削除してシンプルにしましょう。「+ 新規ページ」からカテゴリ別のページを作り始めるのが最も続けやすい方法です。
ページ・ブロックの基本操作
Notionはすべての要素が「ブロック」でできています。テキスト・画像・リスト・データベースなど、あらゆるコンテンツがブロックとして扱われます。
| 操作 | 方法 | 用途 |
|---|---|---|
| 見出し | # / ## / ### | H1・H2・H3の見出し |
| 箇条書き | – （ハイフン） | リスト・箇条書き |
| チェックボックス | [] （かっこ） | ToDoリスト |
| ブロック追加 | / （スラッシュ） | コマンドメニューを開く |
| データベース追加 | /database | テーブル・カンバンなど |
| ページ内リンク | @ページ名 | 他のページへの参照 |
本文中に「/」を入力するとコマンドメニューが開きます。ここから見出し・データベース・画像・コードブロックなどあらゆる要素を追加できます。最初はこれだけ覚えれば十分です。
タスク管理データベースの作成
Notionのタスク管理はデータベース機能を使います。最初の設定に10〜15分かかりますが、一度作れば毎日使えます。
新規ページを作成 → タイトル「タスク管理」→ 本文で「/database」→「インラインデータベース（テーブル）」を選択 → 以下のプロパティを追加します。
- タスク名（タイトル）：デフォルトで存在・変更不要
- ステータス：セレクトで「未着手・進行中・完了・保留」を設定
- 担当者：人物プロパティ（チーム利用時に活用）
- 期日：日付プロパティ（カレンダービューに自動反映）
- 優先度：セレクトで「高・中・低」を設定
- プロジェクト：セレクトで振り分け
議事録テンプレートの作成
会議のたびに同じフォーマットを作り直す手間をなくすため、テンプレートを1つ作っておくと便利です。
議事録を管理するページを作成 → 右上「テンプレート」→「+ 新しいテンプレート」→ 以下の構成で作成します。
プロジェクト管理での活用
Notionをプロジェクト管理に使う場合、プロジェクトページを親ページとして、その下にタスク・議事録・資料を子ページとして整理するのが基本構造です。
- 📋 プロジェクト概要：目的・スケジュール・担当者・ゴールを記載
- ✅ タスク管理データベース：ステータス・担当者・期日で管理
- 📝 議事録：日付順にページを追加（テンプレートから作成）
- 📁 資料・ドキュメント：添付ファイルや外部リンクをまとめる
- 🔗 関連リンク：参考資料・ツールへのリンク集
タスク管理データベースに「タイムライン」ビューを追加すると、期日ベースでタスクをガントチャート的に表示できます。厳密な工程管理には向きませんが、全体のスケジュール感を把握するのに便利です。
チームで使う場合
左サイドバー「設定」→「メンバー」→「メンバーを招待」→ メールアドレスを入力して招待します。
- 無料プラン：1人（個人利用）。特定ページをゲストとして外部共有は可能
- Plusプラン（月1,650円/人〜）：チームで共同編集・権限管理
実際に使ってみた感想
タスク管理データベースの設定は最初に15分ほどかかりましたが、一度作ってしまえばその後の運用はとても楽でした。特に便利だったのはビューの切り替え機能です。普段はテーブルビューで確認して、週次レビューのときはカンバンビューに切り替えて進捗を確認する使い方がしっくりきました。
議事録は毎週の定例MTGからNotionに移行したところ、「先週の決定事項はどこだっけ」という確認が劇的に速くなりました。スマホからも確認できるので、外出中に会議の内容を確認する場面でも便利です。
一方で、複数人でのチーム利用は有料プランが必要で、月1,650円/人かかります。3人チームだと月4,950円になるため、Notionが自分たちに合うかどうかを個人プランで試してから判断することをおすすめします。
よくあるつまずきポイント
「なんでもNotionに入れよう」とすると、ページが乱立して逆に情報が探しにくくなります。対策：最初は「タスク管理・プロジェクト・議事録・メモ」の4ページに絞り、必要に応じて増やすルールにすると続けやすいです。
最初からプロパティを10個以上作ろうとすると挫折しやすいです。対策：最初は「タスク名・ステータス・期日」の3つだけで始めて、使いながら必要なプロパティを追加していく方が続きます。
管理者だけが熱心でも、チームメンバーが使い方を理解していないと定着しません。対策：「このページに何を書くか・いつ更新するか」のルールを先に決めてから展開してください。最初の2週間は週1回「使い方で困っていることはあるか」を確認する場を設けると定着率が上がります。
データベースの設定変更やページの大幅な編集はスマホからだと操作しにくい場面があります。設定・構築はPCで行い、スマホはメモの確認・簡単な追記に使うという使い分けが現実的です。
よくある質問
まとめ
Notionは「情報がバラバラに散らばっている・後から見つからない」という悩みを解消するのに最も適したツールの1つです。最初から完璧なワークスペースを作ろうとせず、まずタスク管理か議事録の1つだけから使い始めることをおすすめします。